Tot ce ar trebui să faceți atunci când vă mutați afacerea într-un nou birou

Firma s-a mărit și ați angajat mai mulți oameni sau vreți să înființați un nou departament - prin urmare spațiul din birou nu mai este suficient pentru ca toți să lucreze confortabil. Sau, dimpotrivă, ați optat pentru un sistem hibrid de muncă și nu mai aveți nevoie de un birou atât de mare? Sau poate ați vrea să aveți un birou mai aproape de depozitul principal al afacerii ori vă doriți să obțineți vizibilitate mai mare pentru companie și optați pentru o altă zonă a orașului… Toate acestea înseamnă un singur lucru: este nevoie să vă mutați într-un nou spațiu de birouri! 

Mutarea birourilor într-o locație nouă poate fi o provocare, dar poate deveni și o problemă sau o decizie regretabilă. Din fericire, puțină planificare și o gestionare atentă pot contribui în mare măsură la minimizarea stresului și a perturbărilor, pentru ca mutarea să devină o experiență de succes. Iată câteva sfaturi utile și o listă de urmat, punct cu punct, pentru a vă ajuta să vă mutați biroul într-o locație nouă, fără probleme!

Punctul de plecare

Încă de la început, luați câteva decizii cheie - astfel încât să aveți o imagine de ansamblu a direcției în care vă îndreptați și să clarificați eventualele probleme ce pot apărea. De ce vă mutați? Aveți nevoie de un birou mai mare, mai mic, mai bun sau mai accesibil?

Conducerea și-a dat acordul pentru mutare și care este bugetul alocat? Când doriți să vă mutați în locația nouă? Nu în ultimul rand trebuie analizat contractul de închiriere actual - de fapt, ce clauze de reziliere sunt prevăzute, cu cât timp înainte trebuie dat preavizul și când se încheie contractul cu adevărat.

Luați în considerare nevoile dumneavoastră ‍

Ce vă doriți de la noul vostru birou? În această etapă, poate fi o idee bună să vă implicați  întreg personalul - nu doar pe cel decizional și de conducere, dar și fiecare membru al echipei. Decideți împreună prioritățile, pentru ca alegerea lor sa determine o mutare care să îndeplinească cerințele tuturor.

Puneți pe hârtie răspunsurile la următoarele întrebări: de cât spațiu aveți nevoie? Doriți un loc care să fie ușor de vizitat de clienți sau convenabil pentru voi să vizitați clienții? Căutați o locație care să atragă noi clienți sau noi talente? Sunt importante legăturile de transport public? Aveți nevoie de un acces rutier bun sau de o parcare bună? Doriți să fiți în apropierea unor facilități locale, precum magazine, cafenele și săli de sport?

Găsiți cel mai bun spațiu adaptat cerințelor

‍Odată ce stabiliți cu siguranță care sunt nevoile voastre, este timpul să găsiți spațiul perfect. Faceți o cercetare a pieței, vizualizați proprietăți și selectați o listă scurtă. Dacă nu aveți suficientă încredere în forțele voastre sau nu aveți destul timp, apelați la un broker de imobiliare specializat în spații de birouri!

Când ați găsit un spațiu de birou care vi se pare tentant, dezbateți toate detalile. Asigurați-vă că nu există probleme legate de zona locației și că naveta va fi realistă pentru angajați. Există concurenți sau potențiali parteneri în apropiere? Ceilalți chiriași din clădire sunt companii de calitate? Există mirosuri neplăcute, zgomote care distrag atenția sau alte probleme? Sunt locuri, în clădire sau în apropiere, unde se poate lua masa de prânz? După ce ați răspuns la aceste întrebări, luați hotărârea finală.

Numiți o persoană care să conducă proiectul de mutare

Alegeți o persoană, manager de proiect, care să se ocupe de tot ce ține de organizarea mutării. Este posibil să aveți deja o echipă de persoane implicate în realizarea mutării, dar cu siguranță că aveți nevoie de cineva care să conducă întreg procesul de mutare. Managerul de proiect trebuie să aibă experiență și evident puterea de a lua decizii, să fie foarte organizat și bun în respectarea bugetului. Evident, trebuie să cunoască bine toate aspectele activității, să fie un excelent comunicator și foarte bun la motivarea celorlalți

Elaborați un buget pentru relocare

‍O relocare a birourilor poate fi potențial foarte costisitoare, așa că stabilirea unui buget corect este o necesitate. Obțineți oferte de la potențiali furnizori de servicii și întocmiți un buget pentru întregul proiect, incluzând toate aceste aspecte:

• costurile de funcționare (chirie, taxe de serviciu, întreținere, impozite, energie etc.)
• taxe de tranzacție (pentru agenții imobiliari/avocați)
• taxe de reziliere a contractului (dacă părăsiți mai devreme locația actuală)
• asigurări, evaluări de mediu
• proiectare și amenajare pentru noul birou
• costuri legate de mutare
• costuri legate de mobilier și echipamente noi, inclusiv livrarea și instalarea acestora
• costuri IT și telecomunicații - echipamente noi, cablare, taxe de relocare
• costuri de securitate
• costuri de dezafectare a spațiului actual (unele contracte de închiriere vă cer să readuceți spațiul la starea inițială atunci când plecați, să reciclați mobilierul vechi, echipamente, gunoi etc.)
• costuri de marketing - actualizarea site-ului web, papetărie nouă, anunțuri, invitații etc.
• cheltuieli neprevăzute (bugetați un buget suplimentar de 10-20% pentru costuri neprevăzute)

Planificați calendarul de mutare

Începeți să planificați mutarea cu cel puțin câteva luni înainte de data prevăzută pentru schimbare. Stabiliți un plan detaliat care să includă toate aspectele importante, care ar trebui să includă amănunte despre data la care intenționați să vă aflați în noul birou. De asemenea, aveți grijă la coordonarea sfârșitului contractului de închiriere actual cu începutul celui nou și asigurați-vă legătura cu furnizorii pentru a vă sublinia cerințele. Nu uitați de termenele de execuție și datele de finalizare pentru fiecare sarcină implicată în mutare. Examinați și revizuiți periodic calendarul pe parcursul proiectului și păstrați legătura cu furnizorii pentru a vă asigura că lucrurile rămân în grafic. Comunicați cu angajații din timp înainte de mutare și explicați-le planurile de mutare. Asigurați-vă că toată lumea este la curent cu datele și cu orice cerințe speciale legate de schimbarea spațiului de birou.

Planificați și proiectați noul spațiu

‍Acum vine partea distractivă - planificarea și proiectarea noului vostru spațiu de birouri. Începeți prin a realiza un plan detaliat al etajului, în care să treceți toate dimensiunile. Identificați spațiile comune, zonele de colaborare și sălile de ședință din locația aleasă. Evaluați mobilierul actual și identificați orice mobilier nou de care aveți nevoie, organizați orice papetărie și echipament de care veți avea nevoie pentru noul birou. Asigurați-vă că există suficient spațiu pentru mobilierul și echipamentele de birou, precum și pentru necesitățile angajaților. Dacă intenționați să angajați personal nou după mutare, luați în considerare și nevoile noilor angajați.

Luați în considerare sustenabilitatea

‍Mutarea la un nou birou este o bună ocazie de a face compania voastră mai ecologică și mai sustenabilă. Poate că ar fi bine ca, acum, să luați în considerare obținerea unui rating de certificări de mediu. Pentru aceasta, ați putea include puncte specifice de reciclare în amenajarea biroului sau ați putea alege mobilier, instalații și accesorii realizate cu o proporție mare de materiale reciclabile. Acordați prioritate eficienței energetice în designul noului birou și nu veți regreta.

Evaluați nevoile IT și de telecomunicații

‍Verificați infrastructura și resursele disponibile în noul spațiu pentru a vă asigura că acestea sunt adecvate pentru nevoile biroului dumneavoastră. Evaluați configurația IT și de telecomunicații actuală și aranjați orice modernizări sau echipamente noi de care aveți nevoie. Informați-vă furnizorii de internet și telefonie cu privire la mutarea voastră și aranjați actualizările necesare. Faceți copii de siguranță ale tuturor datelor pe care le veți lua cu voi și asigurați-vă că echipa voastră IT este pregătită pentru tranziție.

Planificați logistica

‍Odată ce planul este stabilit, este timpul să începeți să fixați logistica. Luați în considerare utilizarea și rezervarea unei echipe profesionistă de mutare pentru a vă ajuta cu împachetarea și transportul mobilierului și echipamentelor de birou. Aceasta vă poate ajuta să economisiți timp și să vă asigurați că totul este transportat în siguranță. Faceți un inventar complet a tot ceea ce trebuie mutat, eliminat și depozitat. Dacă este necesar, aranjați depozitarea temporară în timpul mutării. Rezervați servicii de curățenie, atât pentru a ieși din vechiul birou, cât și pentru a curăța noul spațiu. Rezervați locuri de încărcare sau de parcare pentru ziua mutării.

Spuneți tuturor că vă mutați

‍ Actualizați informațiile de contact pentru birou în toate locațiile relevante, cum ar fi site-ul web al companiei, paginile de social media, conturile online, contractele, rețelele sociale, abonamentele de livrare etc. și publicați anunțuri despre mutare pentru clienți, parteneri și alte contacte de afaceri. Stabiliți o dată până la care personalul să își actualizeze semnăturile de e-mail. La final, anunțați clienții, partenerii, părțile interesate și organismele din domeniu cu privire la schimbarea adresei voastre.

Pregătiți-vă pentru ziua cea mare

‍Distribuiți un program al zilei de mutare tuturor celor implicați și coordonați eventualele sărbători și/sau zile libere pentru a vă asigura că persoanele cheie sunt disponibile. Asigurați-vă că tot personalul știe ce se întâmplă (când să anunțe clienții, să elibereze birourile etc.). Definiți detaliile cu firma de mutări și aranjați materialele de ambalare - etichetele cu coduri de culori vor face lucrurile mult mai ușoare.

Mutarea în locația nouă

La plecarea din vechea locație, eliberați orice dezordine inutilă - de exemplu, scanați fișierele de care nu aveți nevoie pe suport de hârtie. Eliminați orice informație sensibilă în condiții de siguranță și luați măsuri pentru ca toate gunoaiele să fie îndepărtate. Dacă este cazul, donați sau reciclați orice mobilier, calculatoare și echipamente nedorite. La final, fotografiați vechiul birou, pentru cazul în care apar probleme cu cei care se mută sau cu proprietarul.

Bun sosit la noul birou!

‍În sfârșit, toată munca grea a dat roade! Faceți fotografii pentru a valida starea biroului în momentul în care vă mutați și asigurați-vă că șeful de proiect pe care l-ați desemnat semnează pentru fiecare parte a mutării. Testați totul - calculatoare, telefoane, rețele, echipamente electrice etc. Dacă totul este în regulă, distribuiți cheile/cardurile de acces personalului. Planificați o zi de lucru relaxată după mutare pentru a oferi angajaților timp să se adapteze la noul spațiu și să își configureze echipamentele de birou. Asigurați-vă că există suficiente resurse disponibile pentru a le permite angajaților să se concentreze pe activitățile lor obișnuite și să evite stresul suplimentar.

În general, mutarea unui birou într-o locație nouă poate fi un proces dificil, dar sperăm că micul nostru îndrumar v-a ușurat munca. Cu o planificare atentă și cu sprijinul unei echipe de profesioniști, cum este cea de la Activ Property Services, poate fi o experiență reușită care va ajuta la creșterea succesului companiei dumneavoastră.