Tips&tricks pentru reînnoirea contractului de închiriere

Câteva sfaturi utile pentru proprietarii de spații de birouri

În calitate de proprietar sau manager de proprietate pentru un spațiu de birouri, obiectivul vostru este de a maximiza rentabilitatea și a obține un venit operațional net cât mai bun. Iar una dintre cele mai bune modalități de a face acest lucru este reînnoirea cât mai multor contracte de închiriere și păstrarea chiriașilor existenți mai mult timp.

În condițiile în care, în România, rata de neocupare din sectorul spațiilor de birouri se menține în jurul a 15-16% în primul trimestru al lui 2023, proprietarii nu trebuie să rămână în expectativă și ar trebui să facă tot ce le stă în putere pentru a își păstra chiriașii care semnează reînnoirea contractului. Suntem convinși că lucrul cu chiriașii poate fi dificil, iar faptul că nu știți ce să faceți pentru a-i păstra poate fi copleșitor… Însă trebuie să aveți în vedere și faptul că rotația frecventă a chiriașilor este costisitoare și consumatoare de timp!

De aceea, ne-am gândit să abordăm câteva tips&tricks care țin de reînnoirea contractelor de închiriere. Veți descoperi beneficiile tangibile ale reînnoirii mai multor contracte de închiriere, veți afla modalități eficiente de a convinge rezidenții să își reînnoiască contractele și veți vedea câțiva pași simpli pe care îi puteți face pentru a reînnoi rapid un contract de închiriere.

ÎNCEPEȚI DIN TIMP

Una dintre cele mai bune inițiative pe care le puteți lua pentru a vă plasa în cea mai bună poziție în momentul reînnoirii contractului de închiriere este să începeți din timp! Încercați să trimiteți reînnoirea contractului de închiriere cu aproximativ 90 de zile înainte de expirarea acestuia.

Dacă procedați în acest mod, le dați chiriașilor timp să se gândească și, în același timp, vă acordați și vouă suficient răgaz pentru a aborda orice problemă pe care aceștia ar putea să o întâmpine și o semnalează. De asemenea, în cazul în care intenționați să măriți chiria, măsura este benefică - deoarece chiriașii voștri vor avea timp să se adapteze înainte de a fi nevoiți să ia o decizie rapidă și dură.

În plus, dacă unul sau mai mulți chiriași decid să nu semneze un nou contract de închiriere, veți avea mai mult timp pentru a căuta noi ocupanți pentru spațiul respectiv de birouri. Pierderea veniturilor din chirii din cauza „perioadelor moarte” poate deveni rapid costisitoare, așa că a avea acest timp suplimentar poate fi crucial!

OFERIȚI STIMULENTE 

În cazul în care chiriașii sunt indeciși referitor la intenția de a-și continua activitatea în actualul spațiu de birouri, poate fi util să le oferiți un stimulent de reînnoire a contractului de închiriere. Acesta este un fel de concesie din partea voastră, care înclină balanța pentru chiriaș.

Puteți oferi stimulente monetare, cum ar fi o reducere a chiriei pentru o lună sau două, renunțarea temporară la taxe, cum ar fi taxele de parcare sau cele de ecologizare sau oferirea unui termen de închiriere prelungit, care va păstra chiria actuală pentru mai mult timp. 

Alte stimulente, de natură diferită de cea monetară, pe care le puteți lua în considerare sunt o serie de modernizări și/sau automatizări pe care le-ați putea efectua în spațiul de birouri și care să aducă beneficii reale chiriașilor. Dispozitivele inteligente, cum ar fi termostatele, senzorii sau intrarea fără cheie, pot fi, de asemenea, folosite pentru a-i face pe chiriași dependenți, folosind doar forme simple de confort. Dacă sunteți un proprietar care ține pasul cu tendințele și tehnologia actuală, chiriașii nu vor simți nevoia să se mute, fiindcă vor percepe pozitiv eforturile voastre de a vă moderniza birourile. 

Aceste măsuri sunt, de asemenea, utile în cazul în care chiriașii voștri doresc să încerce să negocieze o reînnoire a contractului de închiriere. Dacă le oferiți un stimulent pe care l-ați luat deja în considerare în calculele financiare, atunci ambele părți pot semna, mulțumite, prelungirea contractului!

ANALIZAȚI CONCURENȚA

Aflați despre condițiile de închiriere pe care le oferă și alți proprietari de spații de birouri din zona dumneavoastră. De asemenea, vizitați proprietățile concurenților dumneavoastră. Dacă vedeți că aceștia fac îmbunătățiri specifice, acționați și voi în acest sens. Demonstrând chiriașilor atractivitatea proprietăților voastre și beneficiile contractuale, veți obține mai ușor o reînnoire a contractelor. 

OFERIȚI FEEDBACK

Atunci când contactați chiriașii în vederea reînnoirii contractelor, întrebați-i dacă ar dori să introduceți îmbunătățiri. Aceasta este o modalitate fantastică de a sublinia angajamentul vostru față de chiriași și de a rezolva orice problemă pe care aceștia nu au menționat-o. Spre exemplu, picăturile continue de apă care se scurg pe o podea pot duce la apariția mucegaiului și pot genera, în timp, daune importante - dacă reacționați înainte de a deveni o problemă semnificativă, le veți oferi chiriașilor voștri un motiv în plus pentru a accepta o ofertă de prelungire a contractului de închiriere.

UTILIZAȚI TEHNOLOGIA 

O altă modalitate de a vă ajuta ca reînnoirea contractului de închiriere să decurgă cât mai bine posibil este să vă folosiți de tehnologie pentru a ajuta procesul. Dacă contractele pe care le încheiați nu sunt accesibile și în format digital, acum ar fi un moment bun pentru a le schimba. De asemenea, oferiți-le chiriașilor voștri posibilitatea de a-și plăti chiria online și comunicați cu ei prin mijloace digitale, cum ar fi SMS-urile sau e-mail-urile. 

Dacă tot ce trebuie să facă chiriașii voștri este să apese pe un buton din confortul casei lor, le va fi mai ușor să reînnoiască contractul existent. De asemenea, acest lucru le oferă timp să se uite peste contractul de închiriere pe cont propriu, ceea ce poate contribui la consolidarea încrederii.

În plus, faptul că majoritatea comunicărilor și documentelor voastre sunt online vă ajută, deoarece vă oferă o evidență clară a acestor comunicări. Această evidență vă poate ajuta să vă protejați atât pe voi, cât și pe chiriași. 

SEMNAȚI NOUL CONTRACT

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le puteți face atunci când reînnoiți contractele de închiriere ale spațiilor de birouri pe care le dețineți este să nu semnați un nou contract de închiriere. Chiar dacă aveți un acord verbal, acesta trebuie să fie înregistrat și în actele oficiale.

Dacă nu oficializați reînnoirea contractului de închiriere prin semnarea unui nou document sau a unui act adițional, este posibil ca actualul chiriaș să dorească să acționeze în afara clauzelor stabilite, fără ca să îl puteți trage la răspundere. Acest lucru înseamnă, spre exemplu, că ar putea decide să se mute cu un preaviz de numai 30 de zile, deoarece nu poate fi constrâns să respecte clauzele din contractul de închiriere inițial.

Reînnoirea unui contract de închiriere poate fi un proces delicat, dar, folosind sfaturile noastre, operațiunea va decurge fără probleme. Dacă sunteți proprietari și preferați ca altcineva să se ocupe de acest lucru, în timp ce voi vă bucurați de beneficiile financiare, specialiștii Activ Property Services se vor ocupa de acest lucru locul vostru.