Întrebări frecvente ale clienților despre spațiile de birouri

Oricine dorește să închirieze un spațiu de birouri și-a pregătit deja o listă de întrebări pe care să le pună proprietarului sau brokerului imobiliar care îl ajută să închirieze locația care i se potrivește. Pentru că închirierea unui birou este o decizie importantă, care poate afecta compania în multe feluri, potențialul chiriaș își va face temeinic „temele”, așa că, la întâlnirea cu proprietarul, este foarte posibil să fie deja pregătit cu o listă lungă de întrebări cruciale.

Pentru a-i ajuta pe proprietari, brokerii imobiliari sau companiile de consultanță care se ocupă cu intermedierea spațiilor de birouri, am alcătuit o listă de posibile întrebări la care aceștia se pot aștepta la întâlnirile cu cei interesați de spațiile de birouri, cu posibile răspunsuri care pot fi oferite. Dacă aceștia știu dinainte care ar putea fi interesele chiriașilor, le va fi mult mai ușor să se pregătească și să determine potențialul client să semneze contractul de închiriere. Haideți să începem!

Întrebări legate de oferta de spații de birouri

Spațiul pe care îl închiriați este un birou cu servicii?

Dacă nu ați mai folosit unul până acum, veți vedea că este diferit față de o ofertă de închiriere standard. Este un birou în care puteți lucra fără costurile sau angajamentele pe termen lung ale unui spațiu de birouri obișnuit.  Prețul pe care îl plătiți include toate serviciile de care aveți nevoie și aveți flexibilitatea de a mări sau micșora spațiul și timpul pe care îl folosiți, în funcție de necesitățile afacerii voastre.

Este un birou separat sau un spațiu de coworking?

Coworking-ul este un spațiu de lucru comun, în care lucrați alături de alte persoane sau companii, într-un mod flexibil.  Îl puteți folosi pentru orice, de la o ședință ocazională până la o bază permanentă pentru afacerea voastră.  În cazul unui spațiu de coworking, acesta oferă toate facilitățile de afaceri la fața locului, iar uneori sunt incluse și servicii precum ceaiul, cafeaua sau băuturile răcoritoare.

Puteți oferi servicii de administrare sau de asistență virtuala?

O companie serioasă care oferă spații de birouri poate asigura acest gen de servicii. În cazul nostru, spre exemplu, Active Property Services poate oferi o gamă largă de asistenți locali foarte buni în toate locațiile noastre sau vă putem pune în legătură cu cineva care vă poate ajuta.

Pot mări sau micșora spațiul dacă nevoile mele se schimbă?

Da, dar, în mod evident, cu condiția ca proprietarul să aibă la dispoziție un spațiu de dimensiunea potrivită pentru dumneavoastră. Mulți proprietari oferă flexibilitatea de a vă închiria birouri mai mici sau mai mari. Cel mai bun plan ar fi să discutați din timp cu agenția de consultanță imobiliară, astfel încât dacă trebuie găsită o nouă clădire pentru dumneavoastră pe măsură ce vă dezvoltați, să vă poată ajuta rapid.

Cine este proprietarul?

Și aceasta este întrebare adresată deseori de potențialii chiriași. Pentru aceștia, a ști cine este proprietarul poate fi crucial. Pe lângă informația directă, puteți apela la un chiriaș anterior, ale cărui date de contact le puteți oferi - pentru ca acesta să poată emite referințe legate de proprietar. 

Oferiți adresă înregistrată și servicii poștale?

Orice proprietar de spații de birouri sau de consultanță imobiliară care intermediază închirieri pot oferi acest gen de servicii. Serviciile pot fi ușor diferite, în funcție de locații, deoarece unele au personal permanent iar altele nu, dar acest gen de servicii se pot discuta anterior semnării contractului, pentru a se putea stabili pachetul potrivit pentru fiecare chiriaș.

Întrebări legate de costurile de închiriere:

Ce este inclus în contractul de închiriere?

Aceasta este o întrebare extrem de importantă, pe care mai toți potențialii chiriași o pun  înainte de a semna contractul de închiriere. Există o mare varietate de configurații de birouri - de la spații de coworking la birouri cu servicii și multe altele. Contractul de închiriere al fiecărei unități de administrare va include diferite servicii, la diferite prețuri. De exemplu, contractul de închiriere poate include utilitățile, mobilierul de birou, accesul la echipamente de birou și multe altele. Dacă nu, aceste servicii pot fi disponibile ca prețuri separate. Unii furnizori de servicii de administrare a birourilor oferă servicii la pachet, ceea ce ar putea fi o modalitate excelentă de a menține costurile la un nivel scăzut.

Există taxe suplimentare?

Este indicat ca proprietarii sau brokerii imobiliar să prezinte tarifele cât mai transparent posibil, astfel încât să potențialii chiriași să știe întotdeauna la ce să se aștepte și să își poată face un buget eficient. Costurile suplimentare se aprobă, mai întâi, iar acestea acoperă elemente specifice, cum ar fi parcarea, furnizarea de telecomunicații, depozitarea sau sălile de ședință.

Chiria crește în fiecare an?

Unele contracte de închiriere includ creșteri de chirie încorporate, ceea ce înseamnă că afacerea chiriașului ar putea fi afectată de o chirie mai mare decât acesta se aștepta, la un moment dat în viitor. Unele creșteri ale chiriei sunt stabilite pentru sume specifice, în timp ce alte contracte de închiriere pot să nu stipuleze cu cât ar putea crește chiria. 

Oferiți reduceri?

Uneori se pot oferi reduceri, dar acestea depind de alți factori, cum ar fi amenajările sau mobilierul pe măsură de care chiriașul ar putea avea nevoie sau de durata contractului acestuia. Acest lucru trebuie discutat personal, astfel încât să să se poată obține un pachet general potrivit pentru pentru ambele părți.

Care sunt costurile de închiriere pentru birourile din regiunea A sau orașul B?

Explicați clienților că orice închiriere a unor spații de birouri implica următoarele costuri lunare: chirie birou, chirie parcare, taxa de mentenanță, plata utilităților pe care chiriașul le consuma în spațiu (electricitate, apa, gaz). Pornind de la aceste costuri, justificați sumele respective pentru fiecare caz, punctual.

Ce costuri inițiale plătește chiriașul la închirierea unui birou?

După semnarea contractului de închiriere chiriașul trebuie sa achite proprietarului garanția și prima luna de chirie & mentenanța în avans. Garanția variază între 1-3 luni de chirie și taxa de mentenanță. Taxa de mentenanță include întreținerea și repararea spațiilor comune și a echipamentelor clădirii, utilitățile consumate în spațiile comune, pază, curățenie, recepție, administrator, asigurare, taxe clădire etc.

Întrebări legate de contractul de închiriere

Cât de repede pot intra în spațiul de birouri?

Poate fi chiar în aceeași zi, dar de obicei durează câteva zile. Un răspuns ar putea fi acesta: „Trebuie să semnăm contractul de licență cu dumneavoastră și să efectuăm câteva verificări de bază privind bonitatea companiei, cu confirmarea actelor de identitate și a adresei dumneavoastră/societății dumneavoastră și apoi putem începe”.

Am nevoie de un avocat sau consultant imobiliar?

De regulă, contractul se poate încheia direct, însă clientul poate alege să apeleze la unul dacă dorește. De obicei, proprietarii au un contract standard, care a fost redactat din punct de vedere juridic. Însă acesta poate fi modificat în funcție de cerințele punctuale ale clientului.

Ce se întâmplă dacă situația mea se schimbă, pot renunța?

O astfel de eventualitate trebuie inclusă ca o clauză separată în contractul de închiriere. Odată ce contractul este încheiat, chiriașul rămâne angajat pe durata convenită. Însă majoritatea proprietarilor și brokerilor imobiliari se raportează cu înțelegere față de chiriași, nu îi privesc ca pe niște simple „contracte” - prin urmare, vor încerca să rezolve problema. Un răspuns diplomatic ar putea suna așa: „Dacă aveți probleme, vorbiți cu noi din timp și vom vedea ce putem face. Am putea să vă eliberăm mai devreme, dacă găsim pe cineva care să vă ocupe locul, dar acest lucru se va face întotdeauna de la caz la caz”.

Trebuie să plătesc despăgubiri la sfârșitul perioadei de închiriere?

În contract se specifică faptul că biroul și mobilierul trebuie returnate într-o stare rezonabilă și că trebuie reparate daunele sau modificările pe făcute de chiriaș. Taxele includ o uzură estimată, acesta fiind unul dintre avantajele utilizării birourilor cu servicii.

Cine este responsabil pentru întreținere și reparații?

În contract va fi specificat dacă potențialul chiriaș este considerat responsabil pentru cheltuielile legate de reparații și întreținere. În unele cazuri, acesta poate negocia procentul din cheltuieli pentru care va fi responsabil. 

Întrebări legate de facilitățile oferite la închiriere

Ce tip de securitate se asigură și dacă este inclusă în contractul de închiriere?

Majoritatea spațiilor de birouri oferă servicii de pază și securitate - unele permanent, 24 de ore din 24, altele pe termen limitat la programul de funcționare al clădirii de birouri. Indiferent de opțiune, serviciul va fi inclus în contractul de închiriere. 

Aveți parcare?

Cele mai multe dintre locațiile oferite de proprietarii de spații de birouri se află în centrele orașelor și, prin urmare, dispun de o parcare limitată. Locurile de parcare sunt puse, de obicei, la dispoziția chiriașilor care doresc să le păstreze pe termen lung, pe baza unei taxe lunare, în majoritatea cazurilor. Tarifele medii variază între 75-100 euro/loc/luna, locurile exterioare avand un tarif mai mic decat cele amplasate în subteran.