Cum stimulam angajatii pentru a-i aduce inapoi in birouri?

Un recent sondaj realizat trimestrial în rândul a peste 10.000 de specialiști din domeniul tehnologiei, publicat de Future Forum, a arătat că, la nivel global, doar unul din trei angajați mai lucrează efectiv cu normă întreagă la birou. Mai mult chiar, doar aproximativ unul din cinci angajați își dorește, de fapt, să lucreze la birou cu normă întreagă. Acestea sunt cele mai mici rate pe care sondajul le-a constatat în ultimii doi ani - ceea ce sugerează o deconectare a angajatului față de ceea ce ar trebui să constituie mediul său obișnuit de lucru.

Aceste date nu sunt deloc surprinzătoare, pentru că, în lumea de astăzi, marea majoritate a angajaților își desfășoară activitatea la distanță sau în cadrul unor modele de lucru hibride. Pe de altă parte, s-a constatat că nivelurile scăzute de ocupare a birourilor reprezintă o problemă nu doar pentru proprietarii de spații de birouri, ci constituie o amenințare la adresa productivității angajaților - care pot să fie cu până la 30% mai puțin productivi în perioadele de lucru la distanță.

Astfel, deși răspândirea muncii la distanță a crescut odată cu pandemia, mai multe cercetări au arătat că munca la birou îi face pur și simplu pe angajați mai productivi. Iar munca în cadrul unui spațiu de birouri este benefică pentru că îi ajută pe angajați să lucreze în mod mai colaborativ și încurajează un sentiment mai puternic al culturii companiei.

Din mulțimea informațiilor furnizate de specialiști, putem desprinde două idei principale: 1) că modelele de lucru hibride au căpătat amploare și vor fi folosite probabil mult timp de acum înainte și 2) că importanța biroului fizic există încă și se dovedește a fi elementul principal în conducerea unor afaceri de succes.

Astfel, obiectivul pentru companii este simplu - acestea trebuie să încurajeze forța de muncă hibridă să profite de spațiul fizic de birouri. Pentru a face acest lucru, totul se reduce însă la un singur lucru: angajații trebuie să își dorească să vină la birou. Iar, pentru aceasta, este foarte important ca firmele să colaboreze cu proprietarii spațiilor de birouri!

Pentru a încuraja angajații să se întoarcă la birou, acesta ar trebui să devină mai atractiv decât mediul de lucru pe care angajatul îl are la domiciliu. Iar această atractivitate înglobează mai mult decât facilități sau caracteristici care pun accentul pe spațiul fizic al biroului - cum ar fi rezervarea birourilor și a camerelor sau încorporarea mai multor spații de colaborare. Mai degrabă, este vorba despre caracteristici care aduc experiențe memorabile la locul de muncă. Haideți să vedem ce înseamnă asta.

Mai mult decât o clădire

Se obișnuiește să se presupună că soluția pentru a face un spațiu mai atractiv este să îl imbunatățești cu toate dotările la care te poți gândi. La urma urmei, am auzit cu toții de campusurile extravagante cu pereți mobili, caracteristici incredibile de sustenabilitate și facilități de ultimă generație la fața locului - cine nu ar vrea să lucreze acolo?

Cu toate acestea, deși aceste caracteristici sunt - cu siguranță - demne de luat în seamă și admirabile, ele nu sunt întotdeauna realiste. Cei mai mulți dintre proprietarii de spații de birouri trebuie să lucreze cu bugete mult mai mici sau trebuie să utilizeze cât mai bine o locație deja existentă, cu o infrastructură și un plan de etaj prestabilite.

Deși ajustarea spațiului fizic al unui birou în mod corect poate fi cu siguranță un bonus, nu este singurul lucru la care proprietarii și chiriașii ar trebui să acorde atenție. Pentru a-i spori atractivitatea, este foarte importantă investiția în tehnologie. O tehnologie adaptată specificului locului de muncă poate depăși spațiul fizic pentru a-i ridica toate aspectele - făcându-l accesibil și atractiv pentru angajați, indiferent unde lucrează (ceea ce, la rândul său, îi încurajează să se întoarcă la birou pentru a beneficia de resurse și facilități mai practice și mai semnificative).

Deoarece angajații „hibrizi” sunt adesea separați de colegii lor din spațiul de birouri (cel puțin pentru anumite perioade de timp), este mai important ca niciodată să se mențină o comunicare directă cu aceștia. Cu o conexiune foarte bună de internet și o aplicație de experiență la locul de muncă, se asigură o comunicare fără întreruperi între angajați, eliminând astfel multe dintre provocările asociate cu munca hibridă. De asemenea, tehnologia îmbunătățește accesibilitatea resurselor importante în interiorul și în afara biroului, ceea ce le permite angajaților să aleagă unde și cum lucrează cel mai bine pentru a fi cu adevărat inovatori.

Proprietarii spațiilor de birouri pot facilita implementarea unui ecosistem de restaurante, saloane, cafenele sau diverși furnizori de servicii, toate accesibile digital. Aceleași tehnologii digitale pot ajuta la demonstrarea faptului că au fost respectate protocoalele de sănătate și siguranță ale unei clădiri sau la rezervarea camerelor și a spațiilor de lucru.

Servicii asociate locului de muncă

De multe ori, atunci când suntem în pană de idei sau soluții, ajutorul vine din partea colegilor de muncă. Lucrul de acasă necesită ca fiecare interacțiune între colegi să fie programată sau să aibă loc in mod virtual. Acest efort suplimentar poate face ca oamenii să fie mai puțin predispuși să pună întrebări rapide sau să împărtășească ceva ce tocmai au aflat în mod informal, decât dacă toată lumea ar lucra împreună. Locul de muncă fizic permite aceste momente care pot face ca proiectele să avanseze și să conducă la o soluție nouă și surprinzătoare.

Pentru aceasta, proprietarii pot modifica o parte dintre birourile private în zone de colaborare și pot încorpora avantaje menite să încurajeze lucrul în echipă. Astfel, o parte dintre angajați vor putea lucra în mod privat și în liniște, iar ceilalți vor lucra alături de colegi într-un mediu mai zgomotos și mai social. În plus, se pot crea spații de adunare, de agrement sau de servicii care vor face ca biroul fizic să constituie o experiență mai bună. Alte investiții pe care proprietarii le pot face sunt o sală de sport, unde angajații ar putea face o pauză fizică, sau spații care ar oferi un loc pentru a face o pauză emoțională sau pentru a medita.

Astfel de spații, dedicate sănătății și echilibrului personal, sunt de asemenea, benefice pentru nivelul de energie, fie că este vorba de camere de liniște, zone de fitness sau zone de pauză. Existența unor spații de tranziție, în care angajații se pot deconecta între diferite sarcini și pot evita întâlnirile succesive, îi ajută pe oameni să își reîncarce „bateriile”.

Deveniți un partener de soluții!

Cei mai mulți chiriași nu știu încă cum să abordeze sistemul de lucru hibrid. Mulți riscă să eșueze într-un model hibrid în care nu obțin nici avantajul de a avea pe toată lumea în birou, nici beneficiul unei flexibilități depline. Chiriașii au nevoie ca proprietarii/operatorii de spații de birouri să vină cu soluții, mai degrabă decât să se poziționeze ca inamici de cealaltă parte a mesei de negocieri. Proprietarii/operatorii vor trebui să evolueze abordarea lor în materie de închiriere pentru a deveni mai consultativi. Așa cum am spus anterior, este foarte importantă oferirea de tehnologii și instrumente care să răspundă direct nevoilor chiriașilor în ceea ce privește spațiul fizic - de exemplu, înțelegerea modelelor de utilizare a birourilor și a sălilor de conferințe.

Scopul lor este de a oferi propuneri de valoare convingătoare care să depășească simpla noțiune a celor "patru pereți", pentru a ajunge la soluții care să creeze experiențe convenabile, să măsoare factorii din spațiu și să genereze informații despre ceea ce se întâmplă în aceste spații. Acești proprietari/operatori oferă o experiență alimentată digital în interiorul unui set de pereți, transformând în mod fundamental relația cu chiriașii și factorii care determină deciziile de închiriere și reînnoire.

Pe măsură ce munca se desfășoară într-un mediu din ce în ce mai digital, spațiul de biroul ar trebui să devină mai relevant ca niciodată - fiind definit ca spațiu care reunește oamenii, fie că sunt angajați sau clienți. Indiferent de timpul petrecut în clădirea de birouri, aceasta ar trebui să ofere facilități pentru susține o comunitate vibrantă și pentru a alimenta o performanță durabilă, pe termen lung. Dacă sunteți în căutare de sugestii pentru a vă optimiza clădirea sau spațiul de birouri, specialiștii Activ Property Services vă stau la dispoziție cu servicii integrate în mod activ cu servicii de consiliere, implementare și management personalizate pentru fiecare client!