Greșeli pe care să le evitați atunci când închiriați un spațiu de birouri

Alegerea spațiului de birouri potrivit pentru închiriere este o decizie critică care poate afecta succesul afacerii dumneavoastră. Locația, dimensiunea, costul și condițiile de închiriere a spațiului de birouri pot avea un impact semnificativ asupra operațiunilor și profitabilității companiei. 

Cu toate acestea, mulți proprietari de firme fac greșeli comune atunci când aleg închirierea unui spațiu de birouri, ceea ce poate duce la oportunități ratate, cheltuieli mai mari și scăderea productivității. În acest articol, vom explora principalele greșeli comune pe care le puteți face atunci când optați pentru închirierea unui spațiu de birouri și cum să le evitați.

Nu se ia în considerare locația

Locația spațiului de birouri poate avea un impact semnificativ asupra succesului afacerii voastre, inclusiv în ceea ce privește accesibilitatea pentru angajați și clienți, proximitatea față de facilități, precum și imaginea și reputația companiei. Una dintre cele mai mari greșeli pe care le puteți face când închiriați un spațiu de birouri este să nu luați în considerare locația. De exemplu, dacă sunteți un start-up în domeniul tehnologiei, alegerea unor spații de birouri într-o zonă îndepărtată, fără opțiuni de transport adecvate, vă poate limita capacitatea de a atrage talente și de a avea acces la potențiali clienți. În mod similar, dacă afacerea dvs. se bazează în mare măsură pe traficul pietonal, alegerea unor de spații de birouri într-o locație izolată poate duce la scăderea veniturilor și a notorietății mărcii.

Pentru a evita această greșeală, firmele ar trebui să analizeze cu atenție locația în care vor închiria spațiul de birouri și modul în care acesta le va influența operațiunile și obiectivele. Printre factorii care trebuie luați în considerare atunci când evaluați locația se numără existența locurilor de parcare, accesibilitatea opțiunilor de transport, proximitatea față de facilități cum ar fi restaurantele și magazinele, precum și renumele și imaginea zonei. Prin selectarea unei închirieri de spații de birouri care este amplasată strategic, companiile își pot îmbunătăți șansele de succes și de dezvoltare.

Ignorarea importanței cerințelor de spațiu

O altă greșeală frecventă pe care o puteți face când închiriați un spațiu de birouri este aceea de a neglija importanța cerințelor în materie de spațiu. Companiile ar trebui să ia în considerare dimensiunea echipei lor, echipamentele și resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea și planurile de creștere viitoare atunci când își evaluează cerințele de spațiu. De exemplu, dacă afacerea dvs. se dezvoltă rapid, alegerea unei suprafețe mici de birouri închiriate vă poate limita capacitatea de a găzdui noi angajați și echipamente.

Pentru a evita această greșeală, societățile ar trebui să își evalueze cu atenție cerințele de spațiu și să selecteze închirierea unui spațiu de birouri care să se potrivească nevoilor lor actuale și planurilor de creștere viitoare. În plus, ar trebui să ia în considerare aspectul și funcționalitatea spațiului de birouri închiriat, inclusiv numărul de compartimente și de zone comune, precum și accesibilitatea resurselor, cum ar fi rețeaua electrică și conectivitatea la internet.

Nu se face o cercetare a pieței chiriilor

Faptul că nu se analizează piața imobiliară este o altă greșeală frecventă pe care o fac companiile atunci când aleg să închirieze un spațiu de birouri. Cercetarea pieței de spații de birouri poate oferi informații valoroase despre tarifele de închiriere, condițiile de închiriere și opțiunile disponibile în zonă. Omisiunea de a cerceta piața imobiliară poate duce la oportunități ratate și la un contract de închiriere nefavorabil.

De exemplu, firmele pot rata oportunitățile de a negocia rate de chirie mai mici sau condiții de închiriere favorabile dacă nu cunosc condițiile curente ale pieței. În plus, este posibil ca o companie să nu ia în considerare opțiuni alternative de închiriere de spații de birouri, cum ar fi spațiile de lucru comune sau spațiile de coworking, care pot fi mai eficiente din punct de vedere al costurilor și mai potrivite pentru nevoile lor.

Pentru a evita această greșeală, firmele ar trebui să efectueze cercetări amănunțite asupra pieței de închirieri, inclusiv a tarifelor chiriei, a termenilor de închiriere și a opțiunilor disponibile în zonă. De asemenea, ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a lucra cu un agent imobiliar sau cu un broker care are experiență pe piața locală de închirieri și care poate oferi îndrumare și recomandări.

Nu se iau în considerare costurile ascunse

Companiile fac adesea greșeala de a nu lua în considerare costurile ascunse atunci când aleg să închirieze un spațiu de birouri. Aceste costuri ascunse pot include întreținerea, utilitățile și taxele de parcare. Dacă omiteți să analizați aceste cheltuieli, este posibil ca ele să aibă un impact semnificativ asupra nivelului de finanțare și chiar să facă chiria inaccesibilă. Este important să înțelegeți toate costurile asociate cu închirierea spațiului de birouri și să le luați în considerare în bugetul vostru.

De exemplu, dacă o firmă selectează un spațiu de birouri cu costuri de întreținere ridicate, aceasta poate avea un impact semnificativ asupra rezultatului final și îi poate limita capacitatea de a investi în alte domenii ale afacerii. În plus, dacă nu se ia în considerare costul utilităților și al taxelor de parcare, pot interveni cheltuieli neașteptate, rezultatul fiind un cost total de închiriere mai mare.

Pentru a evita această greșeală, firmele ar trebui să analizeze cu atenție contractul de închiriere și să înțeleagă toate costurile asociate cu închirierea spațiului de birouri. În plus, societățile ar trebui să ia în calcul toate aceste costuri atunci când își evaluează bugetul și determină dacă închirierea este accesibilă.

Grăbirea procesului de luare a deciziilor

În cele din urmă, grăbirea procesului de luare a deciziilor este o greșeală frecventă pe care o puteți face atunci când închiriați un spațiu de birouri. Alegerea spațiului de birouri potrivit necesită o analiză și o evaluare atentă, iar grăbirea procesului poate duce la luarea unor decizii proaste și la oportunități ratate. Proprietarii de companii se pot simți presați să ia o decizie rapidă din cauza constrângerilor de timp sau a unor factori externi - acordarea unui interval de așteptare pentru a lua o decizie informată este esențială pentru succesul afacerii.

De exemplu, dacă o companie grăbește procesul de luare a deciziilor și selectează un birou de închiriat fără a evalua în detaliu cerințele sale în materie de spațiu sau fără a cerceta piața, ar putea pierde oportunitățile de a negocia un contract de închiriere mai favorabil sau de a găsi o locație care să se potrivească mai bine nevoilor sale. Pentru a evita această greșeală, ar trebui să acordați suficient timp pentru a evalua toate opțiunile și a lua o decizie în cunoștință de cauză. Acest lucru poate include efectuarea unor cercetări amănunțite pe piața închirierilor, vizionarea mai multor spații de birouri închiriate și solicitarea de îndrumare din partea unui agent imobiliar sau broker.

Prea multă încredere în forțele proprii!

Găsirea unui spațiu de birouri adecvat este o provocare și vă poate îndepărta de la responsabilitățile de bază ale afacerii voastre. Totul, de la definirea cerințelor, luarea în considerare a tuturor opțiunilor disponibile, amenajări, căutări, vizionări... și lista poate continua. Gândiți-vă și evaluați cât de multe dintre aceste lucruri le puteți face de fapt singuri, deoarece activitățile enumerate nu numai că sunt o bătaie de cap, ca să nu mai spunem că sunt și consumatoare de timp și bani.

Multe companii încearcă să își mențină cheltuielile generale la un nivel cât mai scăzut posibil, făcând totul pe cont propriu, de la designul interior la mobilierul de birou, la administrație și chiar întreținere. Cu toate acestea, costurile, resursele și timpul asociate cu realizarea internă a tuturor lucrurilor se ridică adesea la mai mult decât se așteaptă.

A avea o persoană de contact profesionistă care să înțeleagă nevoile afacerii dvs. și ce spațiu ar fi potrivit pentru activitatea companiei poate fi un atu neprețuit. Spre exemplu, echipa de specialiști ai Activ Property Services poate prelua toate sarcinile legate de căutarea dumneavoastră, ușurând complexitatea găsirii spațiului de birouri ideal, potrivit pentru companie.

Subestimarea importanței decorului

Designul interior poate fi ultimul lucru la care vă gândiți atunci când căutați un nou spațiu de birouri. Mulți sunt chiar de părere că orice spațiu este suficient, atâta timp cât se potrivește tuturor! Cu toate acestea, un birou bine amenajat poate avea de fapt un impact pozitiv asupra afacerii voastre, deoarece poate îmbunătăți productivitatea și satisfacția angajaților. Imaginați-vă, de exemplu, că lucrați într-un birou fără ferestre sau într-un spațiu cu pereți albi și fără decorațiuni. Ar fi dificil să rămâneți productivi sau implicați dacă mediul în care lucrați nu este plăcut.

Unele companii evită să angajeze designeri profesioniști sau angajează o persoană fără experiență. În timp ce ambele decizii pot părea inițial că economisesc costuri, ambele vor duce cu siguranță la un dezastru în cele din urmă. Este treaba designerului să se ocupe de planificarea spațiului, având în vedere că posedă setul de competențe pentru a potrivi lucrurile în mod corespunzător. Ei înțeleg cel mai bine cum să folosească fiecare centimetru fără a irosi niciun spațiu. Un specialist poate transforma spațiile aparent monotone într-un spațiu de lucru frumos, modern și confortabil. Acest lucru face ca angajarea unui designer să fie o necesitate, deoarece sunt singurii care sunt cu adevărat pregătiți pentru această sarcină!

Designerii profesioniști nu numai că proiectează biroul, dar se ocupă și de coordonatele de lucru. Aceștia cunosc toate aspectele tehnice de la început până la sfârșit și înțeleg ce sarcini trebuie îndeplinite, în funcție de priorități. De exemplu, lucrările edilitare reprezintă etapa inițială, în timp ce finisajele și mobilierul vin de obicei puțin mai târziu în proces. Există multe etape care trebuie finalizate, iar coordonarea tuturor acestor sarcini este o treabă grea. De aceea, trebuie să lăsați designul pe seama profesioniștilor pentru a vă asigura că lucrurile decurg fără probleme.

Concluzii cheie

Alegerea corectă a închirierii spațiului de birouri este esențială pentru succesul afacerii dumneavoastră. Evitarea greșelilor comune, cum ar fi neluarea în considerare a locației, trecerea cu vederea a cerințelor de spațiu, cercetarea superficială a pieței de închiriere, neluarea în considerare a costurilor ascunse și grăbirea procesului de luare a deciziilor, vă poate ajuta să selectați o locație de spații de birouri care să vă satisfacă nevoile și să vă sprijine creșterea companiei. 

Nu uitați să vă evaluați cu atenție opțiunile și să luați în considerare toate costurile asociate cu închirierea. Făcându-vă timp pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză, vă puteți pregăti afacerea pentru succes și vă puteți atinge obiectivele.